Elektronische Arbeitnehmerüberlassung – DAHMEN Personalservice übernimmt Vorreiterrolle beim Einsatz der digitalen Signatur

Zum 1. April trat das reformierte Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Kraft. Neben Regelungen zum Equal Pay und zur Überlassungshöchstdauer umfasst es strenge Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernisse. Dies führt bei vielen Unternehmen zu Unsicherheiten und wirft im schlimmsten Fall Hürden auf. Mit Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zu großen DAX-Unternehmen – hat DAHMEN Personalservice Lösungen entwickelt, die mitunter einfacher und schneller sind, als sogar vor der Reform.

Neben einem Fristenüberwachungs-Tool, das Unternehmen dabei unterstützt die Überlassungshöchstdauer einzuhalten, bietet DAHMEN Personalservice nun auch die qualifizierte elektronische Signatur.

AÜG-Reform – das verschärfte Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernis

Das reformierte AÜG beinhaltet wichtige Kennzeichnungs- und Dokumentationspflichten, deren Missachtung zu gravierenden Sanktionen führen kann. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, um volle Rechtssicherheit zu gewährleisten:

  1. Der Vertrag zwischen dem Verleiher und Entleiher bedarf der Schriftform und muss eindeutig als Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) gekennzeichnet sein.
  2. Der AÜV ist vor Arbeitsbeginn des Zeitarbeiters beim Entleiher zu schließen, muss bis dahin also von beiden Seiten unterzeichnet worden sein.
  3. Der Zeitarbeitnehmer muss vor Einsatzbeginn konkret mit Namen benannt werden.
  4. Der Verleiher muss seine Mitarbeiter vor jeder Überlassung informieren, dass sie als „Leiharbeitnehmer tätig“ werden.

Um dem Schriftformerfordernis gerecht zu werden, müssen beide Vertragsparteien die Vertragsurkunde eigenhändig mit Namensunterschrift auf demselben Schriftstück unterzeichnen. Dies gilt nicht nur für den Ursprungsvertrag, sondern auch für sämtliche Änderungs- und Verlängerungsvereinbarungen. Der Austausch beispielsweise per Telefax erbringt nicht die Erfüllung des Schriftformerfordernisses.

Sollte ein AÜV auf diese Weise geschlossen worden sein, ist er unwirksam. Der Abschluss allgemeiner Rahmenvereinbarungen ist ebenfalls unzureichend, auch hier müssen für jeden einzelnen Einsatz schriftliche Vereinbarungen geschlossen werden. Die Bundesagentur für Arbeit prüft dieses Vorgehen genau und zieht bei Missachtung ernsthafte Konsequenzen.

Missachtung der Schriftform: Risiko für Zeitarbeitsunternehmen und Kunden

Der Verstoß gegen die Kennzeichnungs- und Dokumentationspflichten hat sowohl für Zeitarbeitsunternehmen als auch ihre Kunden erhebliche Folgen: Erfüllt der AÜV nicht die Voraussetzungen der Schriftform ist der Vertrag insgesamt nichtig.

Zudem droht Verleihern und Entleihern ein schmerzhaftes Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 Euro. Der Verleiher läuft im Übrigen Gefahr, dass die fehlende Kennzeichnung bei seiner Zuverlässigkeitsprüfung berücksichtigt wird und ihm die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung entzogen wird.

Abbildung 1: Auswahl des Berichtes über die Software Rimini

Elektronische Signatur – zeitsparend und rechtssicher

Das eigenhändige Unterzeichnen von Verträgen ist nicht besonders praktisch, da es dem unkomplizierten Versenden und digitalen Speichern relevanter Unterlagen im Wege steht – verlangsamte Prozesse und Papierwege sind die Folge. Die Abwicklung über den Postweg ist langwierig: Der Verleiher versendet den unterschriebenen Vertrag an den Entleiher, wartet auf dessen Unterschrift und den Rückversand. Alternativ müsste ein Zeichnungsberechtigter des Entleihers direkt am Einsatzort sein und unterzeichnen, was weiteren Aufwand und vor allem Zeitverlust bedeutet.

Doch sind es gerade die kurzen Wege und schnellen Entscheidungen, welche die Zeitarbeit auszeichnen. Langwierige Prozesse hemmen die Flexibilität, für die diese Branche steht. Dringender Personalbedarf kann dadurch nicht schnellstmöglich gedeckt werden. DAHMEN Personalservice nutzt daher die in § 126a BGB gegebene Option, das Schriftformerfordernis durch eine qualifizierte elektronische Signatur zu ermöglichen.

Vorteile der qualifizierten elektronischen Signatur:

  • Kurzfristige Einsätze möglich
  • Rechtlich zulässige Arbeitnehmerüberlassung in wenigen Minuten
  • Einfach und in Echtzeit
  • Schriftform nach § 126 BGB wird vollständig gewahrt
  • Unterschrift wird beim Signieren automatisch positioniert
  • Digitale Sicherung wichtiger Verträge
  • Portokosten für Versand werden gespart
  • Keine Papierberge

Abbildung 2: Automatische Positionierung der Signatur

Digitale Signatur: DAHMEN Personalservice erleichtert Ihren Arbeitsalltag

Als modernes, zukunftsgerichtetes Unternehmen nutzt DAHMEN Personalservice die digitale Signatur, um weiterhin schnell, flexibel und rechtskonform Personal zur Verfügung stellen zu können. Wir hören auf die Bedürfnisse unseres Kundenstammes und sind, im Austausch mit Ihnen, zu einer Lösung gelangt, die Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Mit Unterstützung durch die Signaturexperten der secrypt GmbH und dem Softwareanbieter AVEO Solutions GmbH haben wir eine digitale Lösung implementiert, die das Unterzeichnen mittels elektronischer Signatur möglich macht – einfach, rechtssicher und schnell.

Abbildung 3: PIN-Eingabe (über Tastatur des Lesegerätes oder direkt am Bildschirm)

Digitale Signatur – Ablauf beim Verleiher

  1. Die Signatursoftware digiSeal office pro von secrypt wurde in die bereits etablierte Zeitarbeitssoftware RIMINI der AVEO Solutions GmbH integriert. Personalverleiher können dadurch ihre Verträge in der gewohnten Arbeitsumgebung über RIMINI erstellen. Außerdem benötigt werden eine Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät.
  2. Durch das einfache Setzen eines Hakens beim Senden des Vertrages wird der Signaturvorgang gestartet. Um den Vorgang abzuschließen, muss nur noch der Signatur-PIN im Kartenlesegerät eingegeben werden.
  3. Der qualifiziert elektronisch signierte AÜV wird automatisch als E-Mail-Anhang aufbereitet. Dieser wird digital an den Kunden versandt.

Abbildung 4: Nach dem Signaturvorgang öffnet sich direkt eine E-Mail mit dem Empfänger und dem signierten Dokument als PDF-Anhang

Digitale Signatur – Ablauf beim Entleiher

  1. Über die an seinem Arbeitsplatz installierte Signatursoftware unterzeichnet der Entleiher den Vertrag und sendet diesen sofort per E-Mail an DAHMEN Personalservice zurück.
  2. Verfügt der Entleiher über keine elektronische Signaturausstattung, druckt er den von DAHMEN Personalservice digital signierten Vertrag aus und sendet ihn handschriftlich unterschrieben auf dem Postweg zurück.
  3. Verzichtet der Verleiher im Vertrag auf die Erklärung der Annahme, wird dieser gültig, sobald der Entleiher ihn unterschreibt. Dadurch lässt sich der gesamte Prozess zusätzlich beschleunigen.

Kombination aus handschriftlicher und elektronischer Signatur möglich

Für Entleiher, die über keine elektronische Signaturausstattung verfügen, bietet DAHMEN Personalservice ebenfalls eine Lösung: Sie drucken den von der DAHMEN Personalservice GmbH digital signierten Vertrag aus, unterschreiben diesen handschriftlich und senden ihn per Post zurück. Eine Option, die immer noch eine signifikante Zeitersparnis ermöglicht – und vom Gesetzgeber legitimiert ist.

„Diese Vorgehensweise erlaubt § 126 Abs. 2 S. 2 BGB“, erläutert Rechtsanwalt Dr. Kilian Friemel von Taylor Wessing. Danach müssen beide Vertragsparteien ein gleich lautendes Dokument erstellen und signieren – digital oder handschriftlich. „In beiden Fällen ist das Schriftformerfordernis nach § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG eingehalten“, so Dr. Friemel. „Verzichtet der Verleiher darüber hinaus im Vertrag auf die Erklärung der Annahme, lässt sich der Prozess sogar noch etwas beschleunigen.“

Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag kommt wirksam zustande, sobald er vom Entleiher unterzeichnet wurde – der Zeitarbeiter kann seine Arbeit direkt aufnehmen. Um sich als Entleiher abzusichern und möglichen Missverständnissen vorzubeugen, rät Dr. Friemel jedoch dazu, den Vertrag postalisch oder eingescannt per E-Mail an den Verleiher zurückzusenden: „In jedem Fall profitieren beide Parteien von der digitalen Umsetzung, da durch den Postweg nicht mehrere Tage verloren gehen.“

DAHMEN Personalservice: „Digitale Signatur gewährleistet Flexibilität“

Für DAHMEN Personalservice Geschäftsführer Fabian Prudencia de Almeida war der Schritt zur digitalen Signatur unumgänglich: „Für uns war von Anfang an klar: Wir benötigen dringend eine Lösung, die es uns trotz des bürokratischen Mehraufwandes erlaubt, weiterhin kurzfristig und flexibel Personal zur Verfügung zu stellen“. Ohne die digitale Signatur bleibe zum Beispiel das Versenden des Vertrages per Post und das Warten auf den Rückversand. Erst dann könne der Zeitarbeiter seine Arbeit aufnehmen. „Durch den digitalen Vertragsabschluss mit qualifizierter elektronischer Signatur vermeiden wir diese zeitlichen Verzögerungen und können gleichzeitig die hohen formalen Anforderungen erfüllen. Damit sind wir sogar flexibler, als noch vor der AÜG-Reform“, so Fabian Prudencia de Almeida.

Dank des neuen Systems übermittelt DAHMEN Personalservice das digital signierte Dokument per E-Mail an die Kunden – zum Beispiel an AVO Carbon, einen der führenden Autozulieferer. Über die am Einzelarbeitsplatz installierte Signatursoftware unterzeichnet AVO Carbon den Vertrag ebenfalls und sendet ihn an die DAHMEN Personalservice GmbH zurück.

„Der digitale Vertragsabschluss mit E-Signatur ohne Medienbruch ermöglicht uns eine Arbeitnehmerüberlassung innerhalb von wenigen Minuten“, freut sich Corinna Kaup-Huwer, Personalchefin der AVO Carbon in Frankfurt. Der bestellte Mitarbeiter sei sofort einsatzbereit, was entscheidend zur Produktivitätssicherung beitrage.

Abbildung 5: Tool zur Fristenüberwachung

Equal Pay & Überlassungshöchstdauer: Fristen überwachen mit digitalem Tool

Die Möglichkeiten, moderne Technologien für die Zeitarbeit zu nutzen, enden nicht bei der qualifizierten elektronischen Signatur. In Zusammenarbeit mit dem auf die Personalüberlassung spezialisierten Softwareanbieter AVEO Solutions hat DAHMEN Personalservice ein innovatives Tool zur Fristenüberwachung entwickelt.

Kundenunternehmen minimieren dadurch ihr Risiko wichtige Fristen, z.B. die Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten, zu überschreiten. Eine Sicherheit, die von DAHMEN durch kontinuierliche Überprüfungen gewährleistet wird, nun aber auch für Entleiher leichter zu kontrollieren ist.

Tool zur Fristenüberwachung – Vorteile & Features:

  • Überwachung der Überlassungshöchstdauer
  • Überwachung der Fälligkeit von Equal Pay (nach 9 oder 15 Monaten)
  • Anrechnung aller Voreinsätze (Beachtung der 3-Monats-Grenze)
  • „Restlaufzeit“ der Überlassung vor Rücksetzung
  • Erstmöglicher Wiedereinsatz ausgeschiedener Leiharbeiter
  • Automatische Berücksichtigung aller gesetzlichen & tariflichen Vorgaben zur komplexen Berechnung der Fristen nach AÜG 2017
  • Beliebig viele Verleiher & Leiharbeiter
  • Stammdatenverwaltung für Entleiher, Verleiher, Leiharbeiter & Einsätze
  • Mandantenfähig (bspw. Unterschiedliche Niederlassungen eines Konzerns)
  • Eigenständige Verwaltung der Benutzerkonten & Zugriffsrechte
  • Schnittstellen für Verleiher/Entleiher über eine REST Web-API
  • Datenschutz nach EU-DSGVO
  • Revisionssicher
  • Hosting in deutschem Rechenzentrum
  • Eigene Subdomain im firmenspezifischen Corporate Design
  • Nahezu beliebig erweiterbar

Elektronische Signatur und Fristentool: DAHMEN Personalservice vertraut auf starke Partner

DAHMEN Personalservice hat sich in der Umsetzung der AÜG-Reform als einer der führenden Personaldienstleister etabliert. Durch Innovation und in Zusammenarbeit mit starken Partnern wie AVEO Solutions und secrypt gewährleisten wir zu jeder Zeit Transparenz und Rechtssicherheit. Treten Sie mit uns in Kontakt und profitieren Sie von der qualifizierten elektronischen Signatur und unserem innovativen Fristentool. Wir denken Zeitarbeit aus Ihrer Perspektive!

Weitere Informationen zum Thema „Zeitarbeit sicher gestalten“ finden Sie hier.

DAHMEN Personalservice GmbHElektronische Arbeitnehmerüberlassung – DAHMEN Personalservice übernimmt Vorreiterrolle beim Einsatz der digitalen Signatur