Arbeitszeiterfassung –
was Arbeitgebende wissen müssen

Seit September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung von Arbeitnehmern verpflichtend

Die Arbeitszeiterfassung: Was für die einen wie ein Relikt aus der Vergangenheit klingt, gehört für andere zur täglichen Praxis. Dabei gibt es rechtliche Vorgaben – denn Arbeitgebende sind seit September 2022 tatsächlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das gilt für alle Beschäftigten, in allen Betrieben, deutschlandweit. Grund dafür ist ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) bezieht - das sogenannte Stechuhr-Urteil.

Das Stechuhr-Urteil: Was steckt dahinter?

Ausgangspunkt des Stechuhr-Urteils war ein Rechtsstreit in Spanien (Rechtssache C-55/18), bei dem die spanische Gewerkschaft Comisiones Obreras gegen die Deutsche Bank SAE klagte. Die Gewerkschaft forderte von der Deutschen Bank SAE, die Arbeitszeitrichtlinie der Europäischen Union einzuhalten. Daraufhin fällte am 14. Mai 2019 der EuGH das Urteil, das alle EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden erfasst wird. Damit soll sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Vorschriften – insbesondere hinsichtlich der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten – eingehalten werden und dass Arbeitnehmende fair für ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit entlohnt werden. Die Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union, die darin enthaltenen Vorgaben in nationales Recht umzusetzen.

Referentenentwurf für Arbeitszeitgesetz

In Deutschland wurde das EuGH-Urteil lange aufgeschoben. Diesen Schwebezustand hat das BAG im September 2022 jedoch mit seinem Beschluss beendet – und verlangt schnelle Konsequenzen: Bereits vor Inkrafttreten einer gesetzlichen Regelung zur Arbeitszeiterfassung sind nun alle Arbeitgebenden dazu verpflichtet, ein System einzuführen, das die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfasst. Dokumentiert werden müssen Beginn und Ende der Arbeitszeiten, Pausenzeiten sowie Überstunden.

Um diese Verpflichtung zu konkretisieren, hat das Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 einen Gesetzentwurf zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt.

Umfang der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Der Referentenentwurf desBMAS beschreibt einen strengen Rahmen, in dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit noch am selben Tag der Arbeitsleistung und lediglich in elektronischer Form erfasst werden sollen. Auch wenn die Arbeitnehmenden die Erfassung selbst vornehmen können, bleiben Arbeitgebende weiterhin für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich und müssensicherstellen, dass ihnen Verstöße gegen die gesetzlichen Arbeitszeitrichtlinie bekannt werden. Darüber hinaus regelt der Entwurf auch eine Informationspflicht der Arbeitgebenden: Sie müssen ihre Mitarbeitenden auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren und ihnen ggf. eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen. Mindestens für zwei Jahre sind diese aufzubewahren.

Übergangszeit

Damit sich die Betriebe entsprechend umstellen können, sieht der Referentenentwurf eine Übergangszeit vor, in der eine nichtelektronische Erfassung noch erlaubt ist. Diese Übergangszeit ist nach Unternehmensgröße gestaffelt:

  • ab 250 Mitarbeitenden: ein Jahr
  • weniger als 250 Mitarbeitenden: zwei Jahre
  • weniger als 50 Mitarbeitenden: fünf Jahre

Ordnungswidrigkeiten

Der Referentenentwurf sieht vor, sowohl Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht als auch gegen die Auskunfts- und Vorlagepflicht künftig mit einem Bußgeld von bis zu EUR 30.000,00 zu ahnden.

Änderung des Jugendarbeitsschutzgesetz

Im Referentenentwurf ist außerdem vorgesehen, dass das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSCHG) um entsprechende Regelungen ergänzt wird, wodurch die oben erwähnten Bestimmungen grundsätzlich auch für Jugendliche gültig werden sollen.

Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit soll weiterhin möglich sein – auch das verspricht der Referentenentwurf. Dabei ist unter dem Konzept „Vertrauensarbeitszeit“ zu verstehen, dass die Arbeitnehmenden ihre Arbeitspflicht ohne Kontrolle von den Arbeitgebenden erfüllen, wobei die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben weiterhin zu berücksichtigen sind. Die Verantwortung für die tatsächliche Erfassung der täglichen Arbeitszeit verbleibt jedoch bei den Arbeitgebenden.

Da für diese Methode ein hohes Maß an Vertrauen und eine klare Kommunikation zwischen beiden Parteien erforderlich ist, wird in den meisten Fällen dennoch zu einer genauen und objektiven Erfassung der Arbeitszeit geraten.

Welche Pflichten und Ausnahmen gibt es bei der Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich sind alle Berufsgruppen von der Arbeitszeitenerfassung betroffen – bis auf leitende Angestellte. In einem Tarifvertrag oder auf Grund eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung kann jedoch zugelassen werden, dass von bestimmten Pflichten abgewichen wird:

  1. Von der Pflicht, die Arbeitszeit überhaupt zu erfassen:
    Wenn die Arbeitszeit aufgrund von besonderen Merkmalen der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann,sondern die Arbeitnehmenden über den Umfang und die Einteilung ihrer Arbeitszeit selbst entscheiden können (z.B. Führungskräfte, Wissenschaftler etc.).
  2. Von der Pflicht, die Aufzeichnung bereits am selben Tag vorzunehmen:
    Wenn vereinbart ist, dass die Erfassung auch an einem anderen Tag erfolgen kann. Spätestens aber zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages müssen die Daten vorliegen.
  3. Von der Pflicht, die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen:
    Wenn Betriebe weniger als zehn Arbeitnehmende beschäftigen und wenn Privathaushalte Hausangestellte beschäftigen.

Wie muss Arbeitszeit erfasst werden?

Während das EuGH-Urteil zur Ausgestaltung der Erfassung lediglich vorgibt, das System müsse objektiv, verlässlich und zugänglich sein, ist der Referentenentwurf dahingehend etwas strenger: Er verlangt, dass Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag und elektronisch erfasst werden.

Die Zeiterfassung in Papierform ist nur in Ausnahmen zulässig (s.o.). Die Bedingungen an ein System zur Zeiterfassung sind:

  • Möglichkeit der elektronischen Erfassung auf täglicher Basis
  • Gewährleistung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmenden
  • Einhaltung gesetzlicher Regeln zum Datenschutz

Demnach können Arbeitszeiten auf verschiedenen Wegen erfasst werden. Welches System das passende ist, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Branche und Arbeitszeitmodellen ab. Die gängigsten Möglichkeiten sind:

  • Arbeitszeiterfassung mit Stempeluhr
    Die traditionelle Stempeluhr erfordert, dass die Arbeitnehmenden ihre Ankunfts- und Abgangszeiten physisch stempeln oder Karten verwenden, um die Zeit zu registrieren. Dies kann elektronisch oder mechanisch erfolgen. Die Arbeitszeit kann mittels dieser Methode sehr genau erfasst werden, jedoch sind auch entsprechende Infrastruktur und Hardware erforderlich.
  • Arbeitszeiterfassung mit Erfassungssoftware
    Moderne Zeiterfassungssoftwares ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit über digitale Plattformen wie mobile Apps, Webanwendungen oder spezielle Softwaresysteme erfolgen. Diese bieten Flexibilität und ermöglichen den Arbeitnehmenden, ihre Arbeitszeiten von verschiedenen Geräten und Standorten aus zu erfassen. Somit eignet sich diese Methode vor allem für Betriebe, deren Mitarbeitenden (teilweise) im Home Office arbeiten.
  • Manuelle Zeiterfassung
    Bei der manuellen Zeiterfassung tragen die Arbeitnehmenden ihre Arbeitszeiten manuell in ein Zeiterfassungssystem ein. Dies kann durch das Ausfüllen von Stundenzetteln, Arbeitszeitprotokollen oder Excel-Tabellen erfolgen. Bei dieser Methode handelt es sich um eine kostengünstige Option, jedoch birgt sie auch ein höheres Risiko für Fehler oder Manipulationen.
  • Biometrische Erfassung
    Bei der biometrischen Erfassung werden Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung verwendet, um die Anwesenheit der Mitarbeitenden zu bestätigen. Biometrische Systeme bieten eine präzise und sichere Erfassung, erfordern jedoch spezielle Hardware und können datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen.

Welche Probleme können bei der Arbeitszeiterfassung auftreten?

Auch wenn die Idee einer präzisen Zeiterfassung viele Vorteile verspricht, ist die Umsetzung nicht immer problemlos. Die Einführung und Implementierung eines effektiven Systems kann organisatorische wie auch rechtliche Schwierigkeiten für Arbeitgebende, aber auch für Arbeitnehmende mit sich bringen. Indem diese Probleme frühzeitig erkannt und entsprechende Lösungsansätze entwickelt werden, können beide Seiten dennoch gleichermaßen von einer Arbeitszeiterfassung profitieren.

Probleme und Herausforderungen für Arbeitgebende:

  • Kosten und Aufwand:
    Ein Arbeitszeiterfassungssystem im Betrieb zu implementieren kann mit Kosten für die Anschaffung der erforderlichen Infrastruktur und Hardware sowie für die Schulung der Mitarbeitenden verbunden sein. In diesen Fällen kann jedoch auch auf kostengünstige Lösungen zurückgegriffen werden, wie z.B. digitale Zeiterfassungs-Apps oder Cloud-basierte Systeme.
  • Datenschutz und Datensicherheit:
    Bei der Erfassung von Arbeitszeitdaten müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass diese sicher und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen gespeichert und verwendet werden. Es ist daher empfehlenswert, mit Hilfe eines externen Datenschutzbeauftragten ein sicheres und für den Betrieb geeignetes System zu wählen und die Mitarbeitenden im Umgang mit diesem zu schulen.  
  • Widerstand und fehlende Akzeptanz:
    Die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems kann auf Widerstand bei den Mitarbeitenden stoßen – insbesondere, wenn es als übermäßige Kontrolle wahrgenommen wird. Es ist wichtig, die Vorteile und den Zweck der Arbeitszeiterfassung transparent zu kommunizieren und die Mitarbeitenden in den Implementierungsprozess einzubeziehen. Offene Kommunikation und Schulungen der Mitarbeitenden können dazu beitragen, deren Bedenken zu adressieren und deren Akzeptanz zu erhöhen.
  • Flexibilität und mobile Arbeit:
    Arbeitszeitmodelle werden immer flexibler, insbesondere mit der Zunahme von Remote-Arbeit und flexiblen Arbeitszeiten. Die traditionelle Stechuhrmethode mag für diese Art von Arbeitsmodellen nicht geeignet sein. Es ist wichtig, Lösungen zu finden, die auch die Erfassung von Arbeitszeit außerhalb des Büros oder zu unkonventionellen Arbeitszeiten ermöglichen, z. B. durch mobile Zeiterfassungs-Apps oder digitale Systeme.

Probleme und Herausforderungen für Arbeitnehmende:

  • Überwachung und Kontrolle:
    Arbeitnehmende könnten durch die Einführung der Arbeitszeiterfassung Bedenken haben, dass die Arbeitgebenden ihre Arbeitszeit genau überwachen und möglicherweise daraus Rückschlüsse auf ihre Leistung oder Produktivität ziehen. Um diese Bedenken aufzufangen, ist eine klare Kommunikation seitens der Arbeitgebenden wichtig. Der Zweck der Arbeitszeiterfassung muss erklärt und dabei betont werden, dass sie nicht als Instrument der Kontrolle, sondern zur Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften und zur Sicherstellung der Arbeitnehmerrechte dient.
  • Flexibilität und mobile Arbeit:
    Arbeitszeiterfassungssysteme können für Arbeitnehmende, die flexible Arbeitszeiten haben oder in Teilzeit arbeiten, eine Herausforderung darstellen. Traditionelle Systeme sind meist nicht in der Lage, die Flexibilität und Vielfalt von Arbeitszeitmodellen angemessen abzubilden. Eine mögliche Lösung besteht darin, alternative Erfassungsmethoden anzubieten, die beispielsweise auch unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden genaue und zuverlässige Daten erfassen.
  • Datenschutz und Privatsphäre:
    Arbeitnehmende können besorgt sein, dass ihre persönlichen Daten durch die Arbeitszeiterfassung gefährdet werden könnten. Es ist wichtig, dass Arbeitgebende klare Richtlinien und Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit implementieren und auch kommunizieren. Dies umfasst den vertraulichen Umgang mit den erfassten Daten und die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.
  • Technische Herausforderungen:
    Die Nutzung neuer Technologien zur Arbeitszeiterfassung kann für manche Arbeitnehmende eine Hürde darstellen – insbesondere, wenn sie nicht mit digitalen Systemen vertraut sind. Arbeitgebende sollten deshalb benutzerfreundliche und zugängliche Systeme wählen und darüber hinaus Schulungen anbieten, um die Mitarbeitenden bei der Nutzung derer zu unterstützen.

Digitale Zeiterfassung und Datenschutz

Das Arbeitszeitgesetz enthält keine Vorgaben zum Datenschutz bei der Zeiterfassung. Unternehmen müssen sich aber in jedem Fall konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verhalten. Der Schutz der Arbeitszeitdaten ist wichtig, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu wahren und um sicherzustellen, dass die Daten nicht verfälscht, offengelegt oder unbefugt verwendet werden.

Um Letzteres zu gewährleisten, sollte Folgendes beachtet werden:

  • Daten autorisierten Personen vorbehalten (z.B. durch die Vergabe individueller Benutzerkonten mit eindeutigen Zugangsdaten und Passwörtern)
  • Daten während der Übertragung verschlüsseln (z.B. durch die Verwendung von SSL/TLS-Verschlüsselung)
  • Firewalls und andere Sicherheitsmaßnahmen implementieren
  • Regelmäßig Daten sichern (z.B. durch die Implementierung von Backup-Lösungen und Disaster-Recovery-Plänen)
  • Mitarbeitende für die Bedeutung von Datenschutz und Sicherheit sensibilisieren (z.B. durch Datenschutz-Schulungen)
  • Zugriffsaktivitäten überwachen und Datensicherheit regelmäßig überprüfen (z.B. mithilfe von Auditing-Tools)

Arbeitszeiterfassung in der Zeitarbeit

Die Verpflichtungen in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung gelten auch für die Zeitarbeit. So sind die Arbeitszeiten, die im Arbeitnehmerüberlassungsvertrag festgelegt sind, genauso vom Zeitarbeitsunternehmen zu erfassen wie die Abwesenheiten (Krankheits- und Urlaubstage, Schulungen etc.).

Doch stellt dies die Unternehmen vor besondere Herausforderungen – schließlich erschweren die flexiblen Einsatzorte, die verschiedenen Kunden und die wechselnden Arbeitszeiten der Zeitarbeitnehmenden eine genaue und zuverlässige Erfassung.

Gewissenhafte Zeiterfassung mit DAHMEN

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