Das Bürokratieentlastungsgesetz im Fokus

In den letzten Jahren ist das Thema Bürokratieabbau verstärkt in den Fokus der deutschen Regierung gerückt. Bürokratische Prozesse werden häufig als Bremsmechanismen für wirtschaftliches Wachstum und effiziente Arbeitsprozesse angesehen. Insbesondere Unternehmen klagen über die Last der bürokratischen Anforderungen, die Zeit und Ressourcen binden. Die Bundesregierung hat daher verschiedene Maßnahmen ergriffen und plant weitere Schritte, um Bürokratie abzubauen und somit die Wirtschaft und den Arbeitsmarkt zu entlasten. Doch was sind die konkreten Gründe für diesen Abbau und für wen genau stellt er eine Erleichterung dar?

Der Abbau von Bürokratie zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Unternehmen sollen dadurch schneller und flexibler agieren können, was letztendlich zu einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit führt. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von diesen Maßnahmen, da sie oft nicht über die personellen und finanziellen Ressourcen verfügen, um umfangreiche bürokratische Prozesse zu bewältigen.
Wer wissen möchte, wie Experten die Bedeutung des Bürokratieabbaus für die Zeitarbeitsbranche einschätzen, findet hier ein exklusives Interview mit DAHMEN-Geschäftsführer Fabian De Almeida und dem Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Kilian Friemel.

Zum Experten-Interview  

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV („BEG IV“)

Zur Reduzierung der bürokratischen Hürden, hat die Bundesregierung das Bürokratieentlastungsgesetz IV ("BEG IV") verabschiedet. Dieses Gesetz ist Teil einer größeren Initiative zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Unternehmen und Bürger. Es umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die bereits umgesetzt wurden, sich in der Umsetzung befinden oder noch geplant sind. Dabei betrifft das Bürokratieentlastungsgesetz eine Vielzahl von Bereichen. 

Folgende Maßnahmen gehören dazu:

• Elektronische Kommunikation:
  Die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel soll ausgeweitet werden, um Papierkram zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen.
• Vereinfachte Meldepflichten:
  Bestimmte Meldepflichten werden vereinfacht oder gänzlich abgeschafft, um den Verwaltungsaufwand für Unternehmen zu verringern.
• Digitalisierung von Dokumenten:
  Dokumente, die bisher in Papierform vorliegen mussten, können zukünftig elektronisch gespeichert und übermittelt werden.

Folgende Bereichen fallen darunter:

• Arbeitsmarkt:
  Änderungen im Nachweisgesetz, Arbeitszeitgesetz; BGB und Jugendarbeitsschutzgesetz, die eine elektronische Dokumentation ermöglichen.
• Wirtschaft:
  Erleichterungen für kleine und mittelständische Unternehmen, insbesondere durch die Reduzierung von Berichtspflichten und Vereinfachung von Genehmigungsverfahren.
• Gesundheitswesen:
  Vereinfachungen bei der Dokumentation und Meldepflichten für medizinische Einrichtungen.

Ausblick auf weitere Entlastungen

Die Bundesregierung plant auch weiterhin, die Bürokratie in verschiedenen Bereichen zu reduzieren. Zukünftige Entlastungen könnten unter anderem die Ausweitung der digitalen Verwaltung und die Einführung weiterer elektronischer Meldeverfahren umfassen. Ziel ist es, den Bürokratieabbau kontinuierlich voranzutreiben und die Effizienz in der Verwaltung zu steigern.
 

Bürokratieabbau: Beispiele für den Arbeitsmarkt

Der Bürokratieabbau betrifft also viele Bereiche, doch der Arbeitsmarkt ist besonders im Fokus, da hier viele administrative Aufgaben anfallen. Im Folgenden werden spezifische Änderungen vorgestellt, die darauf abzielen, den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu reduzieren. Die folgende Infografik gibt Ihnen einen Überblick über den Bürokratieabbau auf dem Arbeitsmarkt.

Allgemeine Formvorschriften nach §§ 126 ff. BGB
Ein zentraler Aspekt dieser Änderungen ist die Digitalisierung und die Vereinfachung von Formvorschriften nach §§ 126 ff. BGB. Die allgemeinen Formvorschriften des BGBs regeln, wie Verträge und Dokumente zu erstellen und zu unterzeichnen sind. Traditionell musste vieles in schriftlicher Form erfolgen, was zeitaufwendig und ressourcenintensiv ist. Mit den neuen Regelungen sollen mehr Prozesse elektronisch abgewickelt werden können.

1. Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz ist eines der zentralen Gesetze, das durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV angepasst wird.

Status quo:
Bisher waren Arbeitgeber, gemäß dem im August 2022 in Kraft getretenen Nachweisgesetz verpflichtet, ihren Arbeitnehmern einen schriftlichen Nachweis über die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsvertrags zu geben. Dies bedeutete, dass trotz eines elektronisch geschlossenen Arbeitsvertrags ein zusätzlicher schriftlicher Nachweis erstellt werden musste. Diese Regelung verursachte erheblichen bürokratischen Aufwand und Kosten, insbesondere für kleinere Unternehmen, die nicht über umfangreiche administrative Ressourcen verfügen. Die doppelte Dokumentation führte zu unnötigen Verzögerungen und Zeitverlusten.

Geplante Änderungen:
Der Regierungsentwurf des BEG IV sieht vor, dass der Nachweis über die Vertragsbedingungen auch in digitaler Form erfolgen kann, solange dieser ausdruckbar ist. Zudem wird angestrebt, die schriftliche Nachweispflicht durch die Textform zu ersetzen. Dies würde bedeuten, dass elektronische Dokumente, wie beispielsweise per E-Mail verschickte Verträge, als rechtsgültig anerkannt werden, sofern sie für die Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind und ein Nachweis über die Übermittlung oder den Empfang vorliegt.

Vereinfachungen durch die Änderungen:
Diese Änderungen bringen erhebliche Erleichterungen für Arbeitgeber. Sie müssen keine doppelten Unterlagen mehr erstellen und können alle relevanten Informationen digital verwalten und weitergeben. Dies spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Effizienz. Unternehmen können somit flexibler und schneller auf administrative Anforderungen reagieren. Die Nutzung moderner Sicherheitsmaßnahmen für digitale Dokumente stellt sicher, dass die Integrität und Vertraulichkeit der Informationen gewahrt bleibt. Besonders für kleinere und international tätige Unternehmen bedeuten diese Änderungen eine signifikante Vereinfachung interner Abläufe.

2. Erteilung von Arbeitszeugnissen

Ein weiterer wichtiger Bereich, der durch das Bürokratieentlastungsgesetz betroffen ist, ist die Erteilung von Arbeitszeugnissen.

Status quo:
Derzeit sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeugnisse in physischer Form auszustellen und zu unterschreiben. Dies bedeutet, dass für jedes Zeugnis Papierdokumente erstellt werden müssen, die dann entweder persönlich übergeben oder per Post verschickt werden. Dieser Prozess ist sowohl zeitaufwendig als auch ressourcenintensiv, da er den Einsatz von Papier, Druckmaterialien und Porto erfordert. Besonders problematisch wird dies, wenn ehemalige Mitarbeiter zeitnah ein Zeugnis benötigen, da die physische Erstellung und Zustellung oft zu Verzögerungen führt. Zudem erhöht die Papierform den Verwaltungsaufwand erheblich, da die Dokumente archiviert und bei Bedarf wiedergefunden werden müssen.

Geplante Änderungen:
In Zukunft soll es möglich sein, Arbeitszeugnisse in elektronischer Form zu erstellen und zu übermitteln. Dies beinhaltet sowohl die digitale Erstellung als auch die elektronische Signatur und den Versand der Zeugnisse. Wichtig ist, dass Arbeitgeber das Zeugnis nur dann in elektronischer Form ausstellen dürfen, wenn der Mitarbeiter, dem vor der Erstellung ausdrücklich zugestimmt hat. Die Verwendung der Schriftform bleibt allerdings notwendig, wenn die elektronische Signatur aufgrund der Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten des Mitarbeiters zulassen könnte.

Vereinfachungen durch die Änderungen:
Die Möglichkeit, Arbeitszeugnisse elektronisch zu erstellen und zu versenden, reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Arbeitgeber können Zeugnisse schneller und effizienter ausstellen, während Arbeitnehmer diese einfacher und schneller erhalten. Dies erleichtert auch die Archivierung und den späteren Zugriff auf die Dokumente. Unternehmen profitieren von einer gesteigerten Produktivität und einer verbesserten Servicequalität gegenüber ihren (ehemaligen) Mitarbeitern. Gleichzeitig wird der ökologische Fußabdruck durch die Reduzierung von Papierverbrauch und Transportkosten verringert.

3. Jugendarbeitsschutzgesetz

Auch das Jugendarbeitsschutzgesetz wird durch das Bürokratieentlastungsgesetz modernisiert.

Status quo:
Nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz müssen bestimmte Dokumente und Unterlagen schriftlich erfasst und aufbewahrt werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Dies umfasst unter anderem Arbeitszeitnachweise und ärztliche Bescheinigungen zur gesundheitlichen Eignung der Jugendlichen. Diese Schriftformerfordernis führt zu einem hohen administrativen Aufwand, da die Dokumentation in Papierform geführt und archiviert werden muss.

Geplante Änderungen:
Zukünftig sollen diese Dokumente und Unterlagen auch in elektronischer Form zu erfassen und zu versenden sein. Das bedeutet, dass die elektronische Dokumentation als gleichwertiger Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben akzeptiert wird. Die Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die digitalen Dokumente den Sicherheitsanforderungen entsprechen und jederzeit zugänglich sind. Die geplante Änderung ermöglicht so, digitale Systeme und Tools zu nutzen, um die Dokumentation effizienter zu gestalten und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Vereinfachungen durch die Änderungen:
Die Digitalisierung dieser Prozesse reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Arbeitgeber können die Dokumentation effizienter verwalten und archivieren, während die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften weiterhin gewährleistet ist. Elektronische Dokumentationen sind zudem leichter zu durchsuchen und zu organisieren, was die Verwaltung und den Zugriff auf relevante Informationen erleichtert. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur besseren Nachverfolgbarkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

4. Arbeitszeitgesetz Aushangpflicht

Ein weiterer bürokratischer Aspekt, der durch das Bürokratieentlastungsgesetz vereinfacht wird, betrifft die Aushangpflicht nach dem Arbeitszeitgesetz.

Status quo:
Arbeitgeber sind derzeit verpflichtet, bestimmte gesetzliche Informationen in ihren Betrieben auszuhängen, sodass alle Arbeitnehmer jederzeit Zugang dazu haben. Dies betrifft unter anderem Arbeitszeitregelungen, Pausenzeiten und Sicherheitsbestimmungen. Diese Aushangpflicht erfordert regelmäßige Aktualisierungen und physische Anbringung der Informationen, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist, insbesondere in größeren Betrieben mit mehreren Standorten.

Geplante Änderungen:
Zukünftig soll die Aushangpflicht auch durch elektronische Mittel erfüllt werden können. Dies heißt konkret, dass die erforderlichen Informationen den Arbeitnehmern über das Intranet, E-Mail oder andere betriebsbekannten elektronischen Plattformen zur Verfügung gestellt werden können.

Vereinfachungen durch die Änderungen:
Diese Änderung fördert die Nutzung moderner Kommunikationsmittel und ermöglicht eine flexiblere Handhabung der Informationsverteilung. Arbeitgeber können die Informationen digital bereitstellen und bei Bedarf schnell aktualisieren. Die elektronische Bereitstellung ermöglicht es, die Informationen auf einfache Weise zu verbreiten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellen Regelungen einsehen können. Das trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zu Transparenz und Zugänglichkeit der relevanten Informationen.

5. Bundeselterngeld- & Elternzeitgesetz

Auch im Bereich der Elterngeld- und Elternzeitregelungen bringt das Bürokratieentlastungsgesetz wichtige Änderungen.

Status quo:
Bisher mussten Anträge und Dokumente im Rahmen des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) in Schriftform eingereicht werden. Das bedeutet, dass Eltern verschiedene Formulare ausfüllen, physische Kopien ihrer Dokumente erstellen und diese per Post an die zuständigen Behörden senden mussten. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und umständlich, da Eltern und Sachbearbeiter sicherstellen müssen, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig und korrekt eingereicht wurden.

Geplante Änderungen:
Die neuen Regelungen sehen vor, dass die Schriftformerfordernis durch die Textform ersetzt wird. Dies bedeutet, dass Anträge und Dokumente auch per E-Mail oder über elektronische Formulare eingereicht werden können. Diese Änderung ermöglicht eine deutlich einfachere und schnellere Abwicklung der Anträge, da digitale Kommunikationswege genutzt werden können, um die erforderlichen Informationen zu übermitteln.

Vereinfachungen durch die Änderungen:
Durch die neuen Regelungen wird der gesamte Antragsprozess für Eltern deutlich vereinfacht und beschleunigt. Erleichterung für Eltern, da sie Anträge schneller und unkomplizierter einreichen können. Auch die Bearbeitungsstellen profitieren von einer effizienteren Verarbeitung der Anträge. Die digitale Einreichung reduziert den Papieraufwand und beschleunigt den Bearbeitungsprozess, wodurch Anträge schneller genehmigt und Eltern schneller unterstützt werden können. Darüber hinaus erleichtert die elektronische Verwaltung die Nachverfolgbarkeit und Archivierung der Anträge, was zu einer insgesamt effizienteren Abwicklung führt.

Die vorgestellten Beispiele, zeigen, dass der Bürokratieabbau im Arbeitsmarkt einen erheblichen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Ressourcenschonung leistet. Diese Maßnahmen ermöglichen es den Unternehmen, flexibler und schneller auf administrative Anforderungen zu reagieren, und bieten gleichzeitig Arbeitnehmern eine verbesserte und transparentere Handhabung administrativer Prozesse.

Was bedeutet der Bürokratieabbau genau für die Zeitarbeitsbranche?

Der Bürokratieabbau hat nicht nur allgemeine Auswirkungen auf Unternehmen, sondern auch spezifische Vorteile für die Personaldienstleisterbranche. Durch die Vereinfachung administrativer Prozesse können auch Personaldienstleister effizienter arbeiten und sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Besonders die Digitalisierung von Dokumenten und die vereinfachte Kommunikation mit Behörden und Kunden spielen hier eine zentrale Rolle. Durch die neuen Regelungen müssen sie weniger Zeit und Ressourcen in bürokratische Prozesse investieren. Dies ermöglicht es ihnen, schneller auf Kundenanfragen zu reagieren und ihren Service zu verbessern. Zudem können sie sich besser auf die Vermittlung und Betreuung von Mitarbeitern konzentrieren, was letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit auf beiden Seiten führt.

Weitere Einblicke, welche Bedeutung der Bürokratieabbau für die Zeitarbeitsbranche hat, finden Sie im Interview am Ende des Beitrags, in dem der Geschäftsführer von DAHMEN, Fabian De Almeida, mit dem Rechtsanwalt Dr. Kilian Friemel spricht.

Interview zur Bürokratieentlastung  

Aktuelles aus der Personalbranche

Am 26. September 2024 hat der Bundestag das Bürokratieentlastungsgesetz IV verabschiedet. Mit diesem Gesetz verfolgt die Bundesregierung das Ziel, die Wirtschaft um jährlich rund 944 Millionen Euro zu entlasten.

Das Gesetz fand parteiübergreifend breite Zustimmung, wenngleich auch vereinzelte kritische Stimmen geäußert wurden. Die Bundesregierung betonte dabei die Dringlichkeit, insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, unnötige Hürden abzubauen und Wachstumspotenziale zu schaffen.

Voraussichtlich wird der Bundesrat am 18. Oktober 2024 über das Bürokratieentlastungsgesetz IV entscheiden. Sollte es wie erwartet verabschiedet werden, könnte das Gesetz am 1. Januar 2025 in Kraft treten.

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV markiert einen wichtigen Fortschritt im fortlaufenden Prozess des Bürokratieabbaus. Dennoch bleibt die Frage offen, wann der nächste Schritt, möglicherweise in Form eines Bürokratieentlastungsgesetz V, folgen wird.

Fazit

Der Abbau von Bürokratie ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft zu stärken. Das Bürokratieentlastungsgesetz spielt hierbei eine zentrale Rolle, indem es administrative Hürden abbaut und Prozesse vereinfacht. Insbesondere im Arbeitsmarkt und in der Personaldienstleisterbranche zeigen sich die positiven Auswirkungen dieser Maßnahmen deutlich. Die Digitalisierung und die Vereinfachung von Vorschriften tragen dazu bei, dass Unternehmen flexibler und schneller agieren können. In Zukunft wird es darauf ankommen, diesen Weg konsequent weiterzugehen und weitere Entlastungen zu realisieren.

Fabian De Almeida: Für uns als Zeitarbeitsunternehmen mit mehr als hundert Einstellungen pro Monat ist „time to hire“ besonders wichtig. D.h., die Zeit von der Bewerbung bis zum Abschluss des Arbeitsvertrages sollte so kurz wie möglich sein. Wie hilft uns hier das Bürokratieentlastungsgesetz?

Dr. Kilian Friemel: Bisher mussten in der Zeitarbeit alle Arbeitsverträge schriftlich abgeschlossen bzw. die Konditionen im Nachhinein schriftlich bestätigt werden. Jede Art des elektronischen Abschlusses war über § 11 Abs. 1 AÜG in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz unzulässig. Dabei wäre in der Zeitarbeit ein Verstoß hiergegen auch kein Kavaliersdelikt gewesen, da die Bundesagentur für Arbeit bei Betriebsprüfungen die Einhaltung dieser Formvorschriften streng prüft. Ab 1. Januar 2015 können die Arbeitsverträge nun auch in der Zeitarbeit elektronisch abgeschlossen werden: Der Arbeitgeber versendet den unterschriebenen Vertrag einfach per E-Mail. Der Arbeitnehmer unterschreibt den Vertrag und schickt einen Scan oder ein Foto einfach zurück.

Fabian De Almeida: Besonders freuen wir uns aber auch auf die Vereinfachungen beim Abschluss der Arbeitnehmerüberlassungsverträge. Wie weit können wir hier bei der elektronischen Umsetzung gehen?

Dr. Kilian Friemel: Für die Arbeitnehmerüberlassungsverträge genügt in Zukunft die Textform. Diese erfordert, dass eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Die Textform stellt keine Voraussetzungen an das Zustandekommen des Vertrages, sondern nur an dessen Inhalt und dessen Speicherung, da die Textform nur Informations- und Dokumentationsfunktion hat. Bei der Textform muss aber nach wie vor der Abschluss der Erklärung erkennbar gemacht werden. Aber es bedarf gerade keiner Unterschrift. Es genügt die Nachbildung der Namensunterschrift, ein Zusatz wie „diese Erklärung ist nicht unterschrieben“, ein Faksimile, eine eingescannte Unterschrift, eine Datierung oder eine Grußformel.

Fabian De Almeida: Als innovativer Personaldienstleister bieten wir unseren Kunden die Abwicklung der gesamten Arbeitnehmerüberlassung über ein Tool an. Können wir in Zukunft den Arbeitnehmerüberlassungsvertag einfach mit einem Klick im Tool abschließen?

Dr. Kilian Friemel: Ja, das wird nach unserem heutigen Verständnis der neuen Regelungen funktionieren: Durch den Klick in der Software muss ein speicherbares Vertragsdokument erstellt werden das lesbar ist, die Lesbarkeit auf dem Bildschirm ist dabei ausreichend. Die Person des Erklärenden muss bezeichnet sein, das heißt beide Vertragsparteien. Das Dokument muss einen Erklärungsabschluss enthalten. Dies wäre zum Beispiel möglich, wenn die beiden Unternehmen unter dem Dokument bezeichnet werden, mit dem Datum und ggf. Uhrzeit, zu dem sie der Erklärung durch den Klick zugestimmt haben. Das Dokument würde durch den Erstellungsvorgang beiden Parteien durch das Programm so zur Verfügung gestellt, dass sie es abspeichern können, somit geht das Dokument beiden Seiten auch unter Einhaltung des Formerfordernis zu. Theoretisch könnte das System zudem ggf. auch automatisiert E-Mails mit den dann elektronisch geschlossenen Verträgen versenden. Es ist somit möglich, den Vertrag durch einen Klick beider Vertragsparteien zu erstellen, solange beide Parteien dieses am Ende speichern können, die Erklärenden erkennbar sind und der generierte Vertrag einen Abschluss hat.

Fabian De Almeida: Wie können wir das in unserem Tool für Entleiher so anwenderfreundlich wie möglich umsetzen? Was ist technisch maximal möglich?

Tobas Bartsch: Der Kunde kann in unserem Tool einen Leiharbeitnehmer anfragen. Das Zeitarbeitsunternehmen schlägt einen konkreten Mitarbeiter mit allen Daten vor und das Tool generiert einen Überlassungsvertrag. Der Kunde und das Zeitarbeitsunternehmen nehmen den Vertrag durch einen Klick im Tool an. Das Tool generiert unter dem Überlassungsvertrag die Namen der Unternehmen und einen Zeitstempel des Abschlusses. Der so abgeschlossene Vertrag wird im Tool für beide Parteien jederzeit abrufbar archiviert. Jede Art von Unterschriften oder nervigem hin- und herschicken von Briefen oder E-Mails entfällt.