Zeitarbeit birgt Risiken

Kein anderes Ereignis hat die Zeitarbeitsbranche in den vergangenen Jahren so beschäftigt wie die AÜG-Reform und die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Vorschriften für den Einsatz von Leiharbeitnehmern und das Speichern ihrer Daten sind strenger, die Strafen bei Fehltritten schmerzhafter geworden. Zeitarbeitsfirmen und Betriebe, die Leiharbeiter einsetzen, sind dadurch gleichermaßen höheren formalen Hürden und Risiken ausgesetzt. Personaldienstleister müssen daher völlig neue Wege beschreiten, um die Zeitarbeit attraktiv zu gestalten. Abläufe müssen ständig verbessert und digital überwacht werden. Insbesondere bei der Gestaltung entsprechender digitaler Tools hat sich zuletzt die DAHMEN Personalservice GmbH einen sehr guten Ruf erarbeitet und bietet innovative Personaldienstleistung am Puls der Zeit.

Stolperfalle AÜG-Reform

Die am 01.04.2017 in Kraft getretene Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) hatte zum Ziel, die Personalüberlassung sicherer und fairer zu gestalten als je zuvor. In weiten Teilen ist ihr das auch gelungen. Jedoch beklagen Kritiker, dass Zeitarbeit in der Folge an Flexibilität eingebüßt hat. Strenge Regelungen zur Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten sollen eine Verdrängung der Stammbelegschaften verhindern. Gleichzeitig drohen den Unternehmen empfindlichen Bußgeldern und den Verleihern der Entzug der Überlassungserlaubnis, wenn auch nur versehentlich gegen diese Vorgaben verstoßen wird.

Um dieses Risiko zu entschärfen, haben Entleiher zwei Möglichkeiten: Entweder können sie den Einsatz von Anfang an befristen oder rechtzeitig vor Ablauf der Höchstüberlassungsdauer durch Kündigung oder Vereinbarung beenden. Ein Vorgehen, das in der Praxis sehr fehleranfällig ist.

DAHMEN nimmt Kunden dieses Risiko ab: „Wir kümmern uns um die gesamte Dokumentation und die Kommunikation mit dem Arbeitnehmer“, erklärt der geschäftsführende Gesellschafter Fabian De Almeida. „Außerdem stellen wir unseren Kunden ein Fristentool zur Verfügung, welches das Risiko einer Überschreitung minimiert.“ Das digitale Tool bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich: Mit ihm lässt sich die Fälligkeit von Equal Pay überwachen, das Leiharbeitern grundsätzlich nach neun Monaten ununterbrochenem Einsatz im Entleihunternehmen zusteht.

Eine wichtige, im AÜG festgelegte, Formalität ist die Schriftformerfordernis. So sind Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) nach § 12 AÜG schriftlich zu schließen. Das macht zum Beispiel per E-Mail oder Fax ausgetauschte AÜVs unwirksam. Insbesondere wenn Einsätze kurzfristig erfolgen sollen, ist die strenge Schriftform jedoch wenig praktikabel. Der postalische Weg dauert oftmals zu lange. Um trotz Schriftformerfordernis ein maximales Maß an Flexibilität zu bewahren, bietet DAHMEN seinen Kunden die qualifizierte elektronische Signatur an – „eine schnelle und rechtssichere Alternative zum zeitraubenden Schriftverkehr“, so De Almeida.

Thema Datenschutz gewinnt an Brisanz

Auch die seit dem 25.05.2018 geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen sämtlicher Branchen vor neue Herausforderungen. Gerade Betriebe, die Personal in großem Stil ver- oder entleihen, verarbeiten personenbezogene Daten in oft erheblichem Umfang. Das birgt erhebliche Risiken sowohl für Verleiher als auch Entleiher in praktisch allen Phasen des Überlassungsprozesses.

„Vor Abschluss eines AÜV will der Entleiher häufig möglichst viele Informationen über einen Leiharbeitnehmer erhalten, um sich ein gutes Bild von ihm zu machen“, erklärt Fabian De Almeida die Problematik. Diese personenbezogenen Daten sind äußerst sensibel und müssen der DSGVO entsprechend behandelt werden. Durch eine Reihe von Maßnahmen gewährleistet DAHMEN Personalservice vollständige Rechtssicherheit bei minimalen Risiken: Sämtliche Mitarbeiter und Bewerber werden über die – nur bei entsprechender Einwilligung – erhobenen Daten, deren Verwendung und Löschung in Textform informiert. Werden Daten über Dritte verarbeitet oder zur Verarbeitung weitergegeben, geschieht dies nur nach Abschluss von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung. Sämtliche AÜVs, die AGBs sowie die Internetseite sind gemäß DSGVO gestaltet, zudem ist ein unabhängiger externer Datenschutzbeauftragter bestellt.

Subsidiärhaftung und Auswahlverschulden sind vermeidbar

Zusätzlich zu den Herausforderungen durch die AÜG-Reform und die DSGVO bringt das Modell Zeitarbeit weitere Risiken mit sich. So besteht für Entleiher die Gefahr, dass sie für Sozialabgaben, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Lohnsteuer haften müssen, wenn diese vom Zeitarbeitsunternehmen nicht ordnungsgemäß entrichtet werden. Vermeiden lässt sich der Eintritt dieser Subsidiärhaftung, indem sich Entleiher regelmäßig vom Verleiher Bescheinigungen vorlegen und die ordnungsgemäße Abführung der Abgaben nachweisen lassen. Fabian De Almeida: „Durch Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Berufsgenossenschaft, Krankenkasse und Finanzamt sowie die Zugehörigkeit zum Arbeitgeberverband BAP gewährleisten wir unseren Kunden jederzeit rechtliche und finanzielle Sicherheit.“

Entleihende Unternehmen haben Weisungsbefugnis und sind deshalb für die eingesetzten Zeitarbeitnehmer verantwortlich. Daher werden Verleiher in der Regel nicht für Schäden haftbar gemacht, die Leiharbeitnehmer zum Beispiel durch mangelhafte Arbeitsleistung verursachen. Um das Risiko einer Fehlbesetzung so gering wie möglich zu halten, setzt DAHMEN auf ein intensives Auswahlverfahren und ein kontinuierliches Controlling vor Ort beim Entleiher. Zudem lassen sich durch das Modell Try & Hire Mitarbeiter ausgiebig testen, bevor über ihre Übernahme in den Einsatzbetrieb entschieden wird. Wenn doch einmal ein Schaden entsteht, wird dieser von der Betriebshaftpflichtversicherung abgedeckt. Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen lassen sich Probleme nie vollständig ausschließen. Sollten Entleiher mit der Leistung eines Mitarbeiters unzufrieden sein, stellt DAHMEN diesen Mangel durch ein professionelles Reklamationsmanagement unverzüglich ab.

Sicher ist Sicher

Zeitarbeit birgt natürlich nicht nur Risiken, sondern auch eine ganze Reihe an Vorteilen, die dieses Arbeitsmodell angesichts der aktuellen Entwicklungen des Arbeitsmarkts besonders attraktiv machen: Flexible und schnelle Lösungen bieten Betrieben ein wirkungsvolles Mittel gegen den Fachkräftemangel, sowie eine Möglichkeit, akute Personalengpässe zu überbrücken und Auftragsspitzen abzufedern. Jedoch ist Zeitarbeit nur dann erfolgreich, wenn sämtliche Prozesse geplant, kontrolliert und rechtssicher abgewickelt werden. Dabei geht es um mehr als das Verständnis der Überlassungsverträge und umfangreicher AGBs. Unternehmen müssen mögliche Stolperfallen aufspüren und Risiken vermeiden. Nur so können eine hohe Leistungsqualität, eine gute Mitarbeiterbindung und ein positives Image gewährleistet werden. Fabian De Almeida: „Es ist unser Anspruch, unseren Kunden alle Vorteile einer innovativen Personaldienstleistung zu bieten – und das sicher, transparent und risikoarm.“